Agacé de ne pas être pris en compte en réunion ?

Chacun de nous a ressenti un jour de l’agacement au cours d’un groupe de travail, d’une commission, d’une assemblée générale, d’un débat public auquel il avait été invité ou convoqué. Impression de ne pas être écouté. Sentiment que son avis ne compte pas. Ressenti de manipulation même : “on m’a fait venir ici pour valider quelque chose qui est déjà ficelé”, “on me demande mon avis, mais pour la forme”, “c’est joué d’avance”. Ces situations nous conduisent souvent à sortir de réunion désabusés.

Quant au dirigeant manager, chef de projet ou élu qui a eu à animer ce temps de communication sur une situation, un projet ou une décision, il a pu vivre ce moment avec beaucoup d’inconfort, frustré face à la passivité ou, au contraire, à l’hostilité des participants.

Pour la séance suivante, le participant qui s’est senti floué va choisir entre plusieurs stratégies. S’il le peut, il va tout simplement ne pas venir. Boycotter ce qu’il a vécu comme un simulacre d’échange. Inciter parfois d’autres participants à ne pas perdre leur temps non plus. Et chaque fois qu’une réunion de ce type va être organisée, il va se dire “je ne me ferai pas prendre une seconde fois”.

Je consulte mes mails ou j’attaque l’animateur ?

Si sa présence est requise pour une deuxième réunion, deux choix s’offrent au participant désabusé: la présence passive ou la contradiction offensive. La présence passive consiste à être physiquement présent mais à consacrer son attention à autre chose. Au choix, faire des apartés avec son voisin, discrètement ouvrir ses mails, envoyer des sms ou lutter contre le sommeil.

Dans la posture de la contradiction offensive, le participant est bien décidé à faire comprendre à l’animateur qu’il n’est pas dupe. Il va donc consacrer beaucoup d’énergie à se faire entendre, à contester la méthode de travail ou à glisser vers des sujets non prévus à l’ordre du jour. L’animateur va tenter de garder le cap et de conserver son calme, oscillant entre la désolation, l’irritation et la résignation.

Le degré de participation et d’influence n’est souvent pas explicitement défini

La difficulté rencontrée par  l’animateur peut provenir du fait qu’il n’a pas au départ énoncé clairement le niveau d’engagement attendu du participant.

Inspirée de l’échelle de Sherry Arnstein sur l’engagement des citoyens et des travaux de Tannerbaum et Schmidt sur le leadership, une échelle à 4 niveaux permet de graduer l’implication des participants. Et les prévenir du degré attendu permet de surmonter cette difficulté.

S’il vient à une séance d’information, le participant sait qu’il est là pour se faire présenter, expliquer une situation ou une décision. Il peut être invité à poser des questions, à faire part de ses remarques et objections.

Quand la réunion prend la forme d’une consultation, l’animateur va inviter, inciter l’assistance à exprimer un avis. D’une manière formelle, sous forme d’un vote par exemple, le participant sera invité à s’exprimer et à prendre position sur le sujet mis en débat ou la décision à venir. Mais attention, un avis consultatif laisse le décideur libre de sa décision finale. Le participant doit être informé à l’avance du fait que le décideur pourra éventuellement maintenir son cap même si son opinion est minoritaire.

Lors d’une concertation, le pouvoir, l’influence sur les décisions à venir sont un peu plus partagés. En effet, décideur(s) et participants vont se projeter ensemble, ce qui va les conduire à débattre des propositions et décisions mais aussi à suggérer de nouvelles pistes ou soumettre d’autres propositions à l’instance en charge de décider.

La négociation consiste à décider ensemble. Dans une approche dite compétitive ou négociation par position, chacun va établir et défendre une position en vue de réaliser des gains à la suite de concessions des autres parties. Dans une méthode dite coopérative chacun va tenir compte des intérêts des différentes parties dans une approche gagnant/gagnant.

De l’utilité d’un tiers pour animer les réunions

Les clients d’Un Deux Tiers nous demandent de faciliter leurs réunions, groupes de travail, de résolution de problème ou comités de direction. Nous précisons d’emblée de quelle manière le résultat de la participation sera pris en compte par les décideurs, à quel niveau (de 2 à 4) de l’échelle leur participation est attendue. Cela pose un cadre de travail pour tous.

Notre position de tiers neutre et impartial nous permet de rester centrés sur la qualité des échanges et sur le processus d’animation. Détachés du sujet “de fond” sur lequel porte l’échange, nous pouvons nous focaliser sur les interactions au sein du groupe. Cette posture indépendante nous permet de faciliter l’émergence de solutions acceptables pour chacun.

En plus, nous déchargeons de l’animation le responsable du groupe, le hiérarchique, le chef de projet …  ce qui lui permet de contribuer pleinement aux travaux menés au sein d’un groupe véritablement participatif !

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